Vedtekter for stiftelsen Sørlandsutstillingen

LANDSDELSUTSTILLINGEN FOR AGDER OG TELEMARK

1. Formål og status
1.1. Sørlandsutstillingen har som formål å formidle samtidskunst. For å oppfylle formålet arrangeres en årlig juryert  og eller kuratert utstilling under forutsetning av fri innsendelsesrett.
Kunstnerne skal ha tilknytning til landsdelen..

2. Stiftere og stiftelseskapital
2.1. Følgende organer inngår som Sørlandsutstillingens stiftere:

  • Norske Billedkunstnere Agder (NBK-A)
  • Billedkunstnere i Telemark (BiT)
  • Christianssands Kunstforening
  • Arendal Kunstforening
  • Skiens Kunstforening

2.2. Hver av stifterne bidrar til stiftelseskapitalen med kr.1.000.
Stiftelseskapitalen settes inn på egen konto, og holdes adskilt fra driftskonto.

3.    Representantskapet
3.1. Stifterne danner Sørlandsutstillingens representantskap.

3.2. Representantskapet trer sammen 1 gang årlig. Dette skal skje innen 25.april. Innkallingen sendes  ut senest 6 uker før møtedato.
Styret eller to av stifterne kan unntaksvis innkalle til ekstraordinært representantskapsmøte.
Dette skal skje så snart som mulig. Innkallingen sendes ut senest 3 uker før møtedato.
3.3. Hver av stifterne kan møte med to representanter i representantskapet. NBK-A kan møte med to representanter fra hvert av fylkene. Representantenes og styrets møteutgifter dekkes av Sørlandsutstillingen. Hver av stifterne har 2 stemmer. NBK-A har 4 stemmer – 2 fra hvert fylke. Fylkeskultursjefene har møte-, tale- og forslagsrett i representantskapet.

3.4. Representantskapet skal:

  • Velge møteleder og protokollfører
  • Velge styremedlemmer (unntatt ansattes representanter)  og eventuelt avsette disse når vilkårene i Stiftelsesloven & 29 annet ledd er oppfylt.
  • Fastsette styremedlemmenes godtgjørelse  og føre tilsyn med stiftelsens virksomhet, blant annet ved
  • Vurdering av årsrapport
  • 3.5.Representantskapet kan avgi uttalelse om følgende forhold:
  • Stiftelsens årsmelding
  • Stiftelsens regnskap og budsjett
  • Styrets rammeplan for virksomheten
  • Forslag til omdanning av stiftelsen
  • andre forhold vedrørende stiftelsen som ønskes vurdert av styret.
  • 3.6. Representantskapet kan beslutte granskning.
  • 3.7. Saker som ønskes behandlet av representantskapet må sendes styrets leder senest 3 uker før møtedato

3.8. Beslutninger treffes av representantskapet ved simpelt flertall. Valg av styremedlem/ vararepresentant krever 2/3 flertall. Ved valg av styre skal representantskapet påse at styret alltid har et medlem som ikke har slik tilknytning til stifterne som nevnt i Stiftelsesloven § 27,3.ledd. Uttalelse til styret om endring av vedtekter / omdanningav stiftelsen skal ha et innhold som støttes av minst 2/ 3 av representantene.

3.9. Styret har møterett på representantskapsmøter, men ikke stemmerett. Styrets leder har møteplikt hvis representantskapet ønsker det.

VALG AV STYRE:

4.1. Styret skal bestå av 6 styremedlemmer med personlige vararepresentanter. På hvert representantskapsmøte kan det velges inntil 3 nye styremedlemmer / vararepresentanter. valg gjelder for 2 år av gangen. Et styremedlem kan bli stående i vervet inntil et nytt medlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt.

4.2. Innen utløpet av hvert kalenderårskal det etableres en valgkomité, hvis eneste formål skal være å foreslå nye styremedlemmer / vararepresentanter. Valgkomiteen utpekes av styret. Valgkomiteen skal være underlagt styrets omgjørings- og instruksjonsmyndighet. Valgkomiteens innstilling skal sendes medlemmene av representantskapet samtidig med innkalling til representantskapsmøte.

4.3. Stifterne og styret kan foreslå nye styremedlemmer / vararepresentanter overfor valgkomiteen. Valgkomiteen kan også fremme egne forslag. Valgkomiteens forslag skal alltid innebære at styret får minst et medlem uten slik tilknytning til stifterne som nevnt i Stiftelsesloven § 27, 3.ledd. Med mindre særlige grunner foreligger, skal valgkomiteen prioritere forslag til styremedlem / vararepresentant fra en stifter som tidligere har foreslått et styremedlem som skal gå ut av styret.

4.4. Styret velger selv sin leder.

5. STYRETS OPPGAVER.

5.1. Styret er stiftelsens øverste organ og har all myndighet som ikke er tillagt representantskapet. Herunder skal styret: utarbeide og godkjenne stiftelsens regnskaper, sørge for finansiering av virksomheten, utarbeide, godkjenne og følge opp stiftelsens budsjett, påse at løpende drift og formuesforvaltning er under betryggende kontroll, på at stiftelsens formål ivaretas, ansette daglig leder og utpeke revisor, vedta rammeplan for virksomheten og reglement for hvordan utstillingen skal gjennomføres, sørge for at kunstnerorganisasjonene fastlegger reglement for utstillingene, godkjenne utstillingsplan, meddele prokura til daglig leder, representere stiftelsen utad sammen med daglig leder, forberede representantskapets møter, utarbeide stiftelsens årsrapport og utarbeide forslag til og eventuelt vedtak om omdanning av stiftelsen.

6. STYRETS VEDTAK.

6.1. For styrets saksbehandling gjelder Stiftelsesloven §31, herunder skal det føres protokoll fra alle styremøter som skal undertegnes av alle som har deltatt i styrebehandlingen. Protokoller skal sendes alle styremedlemmer og  vararepresentanter.

6.2. Styret kan bare fatte vedtak når alle styremedlemmer, eventuelt deres vararepresentanter
, er gitt anledning til å delta i behandlingen. Styret er vedtaksført når minst halvparten av styremedlemmene eller deres respektive vararepresentanter deltar i behandlingen.

6.3. Styret treffer sine avgjørelser med simpelt flertall blant de som deltar i behandlingen. Ved stemmelikhet skal styrets leder ha dobbeltstemme.

6.4. I sak som gjelder omdanning kan det bare fattes vedtak dersom alle styrets medlemmer eller deres respektive vararepresentanter deltar i behandlingen. Styret kan selv beslutte unntak fra denne regelen dersom styremedlem/ vararepresentant som er innkalt unnlater å delta uten saklig grunn. Vedtak om omdanning krever 2/3-dels flertall blant de som deltar i behandlingen.

6.5. I saker av stor viktighet, herunder alltid sprøsmål om omdanning, skal styret be om representantskapets uttalelse før det fattes vedtak. Styret er ikke bundet av representantskapets uttalelser, men skal ta tilbørlig hensyn til representantskapets syn.

7. DAGLIG LEDER.

7.1. Stiftelsen skal ha en daglig leder.

7.2. Daglig leder skal stå for den daglige ledelse av stiftelsens virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Daglig leders ledelse omfatter ikke saker som etter stiftlesens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Daglig leder skal videre – påse at stiftelsens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, – være sekretær for styret, herunder bidra til forberedelse av representantskapsmøter, og være stiftelsens ansikt utad i saker som gjelder daglig leders ansvarsområde.

8. LOV OM STIFTELSER.

8.1. Lov om stiftelser gjelder så vidt ikke annet følger av bestemmelsene ovenfor.